Корпоративный кодекс

В последнее время все чаще и чаще можно слышать о корпоративных кодексах компаний. О том, чтобы иметь их у себя в организации стали задумываться многие HR-ы и руководители компаний. С одной стороны, создание внутрикорпоративного кодекса поведения, не является необходимым условием для организации большинства внутрикорпоративных процессов. Во многих компаниях существуют положения и инструкции, определяющие и регулирующие внутренний распорядок работы организации, описывающие принципы работы с филиалами и отделениями, которые, по сути, и фиксируют внутрикорпоративные нормы поведения.

С другой стороны, наряду с должностными инструкциями и положениями всегда в компаниях присутствовали неписаные правила игры между сотрудниками, руководством, клиентами и т.д. Корпоративный кодекс позволяет повысить эффективность деятельности компании путем увязывания в единый комплекс существующих в компании официальных инструкций и этих неписаных правил. Следует особо отметить, что инструкциями и иными нормативными документами не описывается философия компании, ее корпоративные ценности, являющиеся основой корпоративной культуры компании. Данные категории отсутствуют так же и в неписаных правилах поведения, однако, именно корпоративные ценности, могут служить тем основанием, на котором будет строиться вся система взаимодействия как внутри компании, так и ее отношения с внешней средой.

Таким образом, создание внутрикорпоративного кодекса позволяет решить ряд задач: оформить и закрепить сложившуюся корпоративную культуру, зафиксировать единые корпоративные стандарты и общие принципы ведения бизнеса, укрепить свой внешний имидж, продемонстрировать своим инвесторам и клиентам наличие определенных стандартов корпоративного управления, привлечь в компанию близких ей по духу сотрудников.

В данной статье мы рассмотрим понятие корпоративного кодекса, историю его возникновения, с чего начинать создание корпоративного кодекса, какие трудности могут возникнуть при его разработке и внедрении, как его использовать в повседневной жизни компании.

Для начала, раскроем понятие слова «кодекс» и заглянем в историю его возникновения.

Немного о значении слова «Кодекс»

Для того чтобы решить вопрос о необходимости разработки и существования у вас в компании такого документа, как кодекс внутрикорпоративного поведения, необходимо для начала иметь ясное представление и четкое определение рассматриваемого документа. Так что же такое КОДЕКС? Заглянем в словари.

Толковый словарь Даля:

Кодексъ (лат. — книга законник) — свод законов, судебник.

Словарь юридических терминов:

Кодекс (лат. codex — собрание законов) — сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются правовые нормы, регулирующие сходные между собой, однородные общественные отношения. Кодексы являются результатом кодификационной деятельности законодателя. По общему правилу Кодекс относится к определенной отрасли права (например, гражданский, уголовный, семейный, трудовой и др.).

Финансовый словарь:

Кодекс — законодательный акт, в котором объединены и систематизированы нормы права, регулирующие определенную область общественных отношений. Кодекс чаще всего относится к какой-либо одной отрасли права. Расположение правовых норм в кодексе производится в порядке, отражающем систему данной отрасли права.

Экономический словарь:

Кодекс — единый систематизированный законодательный акт, объединяющий правовые нормы, относящиеся к единой отрасли права. Например, кодекс законов о труде, налоговый кодекс.

Как мы выяснили из приведенных определений слова — Кодекс, по сути, является сводом правил и норм поведения, которые разделяют все участники группы, для которой он собственно и написан. Соответственно:

Корпоративный кодекс свод норм и правил, описывающий те модели поведения и единые стандарты отношений и совместной деятельности, которые существуют в компании.

Из истории возникновения кодекса

Пожалуй, первым универсальным кодексом, представляющими собой набор общечеловеческих ценностей и правил поведения был свод религиозных правил «Десять заповедей Ветхого завета». Расшифровывать, думаю, не стоит, все их знают.

В 6 веке до нашей эры Конфуций в своем учении описал правила поведения человека. Он учил, что в мире существует незыблемый порядок, в котором каждый человек должен найти свое место. Человек обязан наилучшим образом исполнять свои обязанности «правитель должен быть правителем, отец-отцом, сын-сыном» — говорил Конфуций.

Позже появились кодексы, определяющие поведение отдельных социальных групп общества. Наглядный тому пример можно найти в истории Японии – «Кодекс самурая «Бусидо».

В дальнейшем потребность в частных кодексах (например, кодексы объединений, профессий и пр.) возникала в связи с тем, что универсальных норм было недостаточно для регулирования человеческого поведения в специфических ситуациях. Частные случаи конкретизировали общие принципы применительно к особенностям той или иной деятельности.

Таким образом, до XX в. существовало 2 варианта норм поведения – общечеловеческие религиозные нормы и нерелигиозные кодексы отдельных профессий.

Что касается России, то в последнее время много пишут о российской традиции, существовавшей до революции в купеческом сословии. Среди купеческого сословия было немало набожных людей с безупречной репутацией, сделки оформлялись простым устным договором, широко известна щедрая меценатская и благотворительная деятельность промышленников и купцов. Уже в 1912 году в России был создан Кодекс «Семь принципов ведения дел в России». Правила были понятные всем:

  • уважай власть;
  • будь честен и правдив;
  • уважай право частной собственности;
  • люби и уважай человека;
  • будь верен своему слову;
  • живи по средствам;
  • будь целеустремлен.

Это был первый национальный кодекс.

В США «Принципы ведения бизнеса», разработанные специальным комитетом при Торговой палате, появились на 12 лет позже. В нем отмечено, что в основе бизнеса лежит доверие, проистекающее из справедливых взаимоотношений, эффективного оказания услуг и взаимной выгоды. Таким образом, уже в начале века предприниматели по собственной инициативе делали шаги к наведению порядка в деловой сфере, не прибегая при этом к помощи государства. Но в России развитие создания подобных документов, к сожалению, было надолго прервано революцией, так что дальнейшая история в основном прослеживалась в Японии и США.

Впервые корпоративный кодекс появился в Японии в 30-е годы. Тогда компания «Мицусито Электрик» составила для своих сотрудников трактат «Семь духов», объединивший в себе правила самурайской этики Кодекса Бусидо и современные технологии производства. Позже на этот трактат обратили внимание американцы, изучавшие феномен японского экономического чуда.

И, наконец, к началу XXI века отечественные компании стали писать внутрикорпоративные кодексы и заявлять о социальной ответственности.

Формирование внутрикорпоративной культуры в компании складывается не сразу. На первых порах сотрудники любой компании занимаются не столько увеличением стоимости активов компании, сколько защитой и продвижением собственных интересов. Со временем они объединяются в команду, формируют уникальную внутреннюю структуру компании, что и приводит к созданию единой системы внутрикорпоративных ценностей и правил поведения. В результате все сотрудники начинают ощущать себя членами одной семьи и создателями не только определенных конечных продуктов и услуг, но и уникальной и неповторимой общности.

Какие бывают кодексы

В настоящее время наиболее распространены два вида кодексов – профессиональные и корпоративные, которые регулируют отношения людей внутри данных групп.

Профессиональные кодексы регулируют отношения внутри профессионального сообщества и эффективны для «свободных профессий», где наиболее выражены профессиональные этические дилеммы. Одним из первых профессиональных кодексов стала клятва Гиппократа – кодекс врачей. Наиболее известны кодексы тех профессий, где значимые дилеммы задаются содержанием деятельности (адвокаты, психотерапевты, журналисты, риэлторы и т.д.). Профессиональные кодексы регламентируют поведение специалиста в сложных ситуациях, характерных для данной профессии, повышают статус профессионального сообщества в социуме, формируют доверие к представителям данной профессии. Также кодекс усиливает значимость принадлежности к профессии, его принятие косвенно может  являться обрядом инициации, актом «обращения в профессию».

Когда наиболее значимые дилеммы задаются организацией, деятельность сотрудников регламентируется корпоративным кодексом.

Корпоративные кодексы. Для наиболее эффективного управления современный менеджер должен учитывать всю совокупность интересов (клиентов, наемных работников, поставщиков, конкурентов, правительства), а не только интересы акционеров. Часто заинтересованные группы выдвигают противоречивые требования.  Например, противоречие интересов компании и  потребителя. Компания стремится к максимально выгодному освещению своего товара и привлечению клиентов. Потребитель же заинтересован в максимально объективном сообщении о потребительских качествах товара.

В цивилизованной экономике, разработка и принятие корпоративного кодекса является делом чести каждой компании, которая претендует на высокую репутацию на рынке. Наличие у компании корпоративного Кодекса и, что существенно, его соблюдение значительно повышает ее инвестиционную привлекательность. При этом важно, чтобы это был живой документ, разработанный компанией самостоятельно. А не переписанный по чьему-то образу и подобию.

Например, крупный дистрибьютор, входящий в пятерку лидеров рынка стремительно стал терять свои позиции, так как у конкурентов был больший ресурс по лоббированию своих интересов на уровне правительства. Спасение пришло в лице международной компании, решившей купить этого крупную отечественную компанию. Одним из обязательных условий при покупке было наличие целого ряда управленческих документов, в том числе и корпоративного кодекса. Такого документа в компании еще не было, хотя она и являлась приверженцем современных технологий управления. Было решено быстро создать такой документ. Из интернета «скачали» несколько вариантов и сделали компиляцию. Такая серьезная покупка сопровождалась аудитом системы управления, в том числе и для определения стоимости сделки. Аудит выявил, что корпоративный кодекс не отражает существующую и желаемую корпоративную культуру, а сделан просто для галочки. Такой подход к столь серьезным управленческим инструментам вызвал удивление покупающей стороны и серьезно осложнил переговоры.

Более того, Федеральная Комиссия по рынку Ценных Бумаг (Распоряжение от 4 апреля 2002 г. N 421/р), рекомендует каждому акционерному обществу, созданному на территории Российской Федерации принять Кодекс Корпоративного Поведения и следовать его положениям, а также информировать акционеров и другие заинтересованные стороны о соблюдении положений Кодекса.

Ключевая ценность создания корпоративного кодекса заключается в том, что разработка подобных документов позволяет компании разобраться: в чем состоит ее миссия и каковы стратегические цели ее деятельности, продумать и закрепить систему управления компанией, наиболее эффективно распределив обязанности и полномочия между различными уровнями управления. То есть, действительно сделать компанию эффективно управляемой и понятной и «изнутри» и «снаружи». Четкость всегда появляется, когда пытаешься изложить свои мысли на бумаге. А если они еще и выносятся на всеобщее обсуждение, то это позволяет учесть все «за» и «против» и построить действительно эффективную систему управления, при которой все: и акционеры, и «заинтересованные лица» будут четко и однозначно понимать цели и задачи, которые стоят перед компанией и правила, согласно которым она действует.

Например, корпоративная культура компании отличалась ярко выраженной самостийностью. Но постепенно такая культура компании стала мешать ее дальнейшему развитию. Руководство это понимало, и решило, что пришло время приложить специальные усилия по корректировке корпоративной культуры. Решено было начать с разработки корпоративного кодекса. Однако выяснилось, что дело это хлопотное, а варианты предлагаемые специалистами службы персонала руководству не нравились, слишком уж простыми они выглядели. Тогда было решено изучить имеющийся опыт. Была собрана информация о других кодексах, и наиболее интересные и яркие мысли оттуда включили в свой кодекс. Кодекс приняли и даже стали следить за его соблюдением. Однако оказалось, что в компании мало что изменилось, и она по прежнему испытывает трудности. Ошибка состояла в том, что был упущен момент. Вместо того, чтобы при разработке кодекса обсудить сложившуюся ситуацию, выявить проблемные зоны и на них сосредоточить усилия, компания просто приняла некий идеальный вариант кодекса, который никак не учитывал существующую ситуацию и не позволял компании осознать свои цели и трудности на пути к их достижению.

Хотелось бы также отметить, что, желание компании разработать и использовать в своей деятельности принципы корпоративного управления предполагает переход на качественно новый уровень управления, базирующийся на осознании необходимости стратегического управления и органичном включении своего бизнеса в интересы общества и экономическую логику развития событий.

С чего начать, создавая внутрикорпоративный кодекс

Важно помнить, что единого методологического подхода к созданию внутрикорпоративных кодексов поведения не существует. Эффективно подходить к формированию кодекса индивидуально в каждой конкретной компании. Главное, на чем стоит заострить свое внимание перед тем, как приступить к разработке — это выявить цели и задачи, стиль и формат данного документа. Именно от поставленных задач и будет зависеть, каким будет ваш кодекс, и как он будет работать в конкретной организации.

Например, когда перед банком была поставлена цель – развития филиальной сети, одной из целей службы персонала стала разработка полноценного корпоративного кодекса. Совет Директоров четко обозначил, что филиалы должны работать в духе традиций головного банка, по общим для филиалов стандартам. За основу был взят принцип «Кадры решают многое», поэтому приоритет отдается профессионалам и развитию персонала. Этот принцип должен проводится в жизнь в филиалах, так же как и в центральном офисе. Также в кодекс необходимо заложить философию взаимоотношений и взаимодействия центр – филиалы и внутри филиалов. В банке принята проектная система работы над задачами. Поэтому над корпоративными кодексом вместе со службой персонала работали и руководители двух недавно открытых филиалов, разработчики бизнес-процессов, заместитель председателя правления банка по внутреннему контролю и т.д.

Компания определяет собственные задачи, для решения которых она намерена использовать такой инструмент, как внутрикорпоративный кодекс поведения. Но создание кодекса, естественно, не ограничивается только написанием текста документа. Существует специфика исполнения подобных документов: заставить исполнять корпоративный кодекс нельзя, исключение составляет Армейский устав, где каждый, кто принял присягу, должен исполнить отданный приказ, не обсуждая его, только потом, если он не согласен с его содержанием, может обжаловать его в вышестоящих инстанциях. Поэтому для того, чтобы Кодекс действительно работал, еще на этапе его создания необходимо предусмотреть процедуры, включающие в процесс разработки документа по возможности всех сотрудников компании. Только при условии принятия каждым сотрудником участия в создании кодекса он будет реально исполняться.

Работа по созданию кодекса начинается, как правило, с диагностики общего климата в компании. Результаты проведенного исследования в большинстве случаев выявляют какую-либо общую проблему, механизмы решения которой вместе с ценностями и неписаным правилами игры, также закладываются в корпоративный кодекс компании.

Например, в ходе диагностики была выявлена низкая лояльность сотрудников к компании и как следствие несовместимость целей и задач компании, руководства и рядовых сотрудников, которые не доверяют руководству и считают, что любое нововведение пойдет им только во вред. Часто такая проблема связана с тем, что в компании плохо проходит информация как от руководителей к сотрудниками, так и наоборот. Соответственно в корпоративном кодексе уделяется должное внимание принципам и инструментам информирования и обратной связи в компании.

Следующим шагом в создании кодекса является необходимость в подключении всех сотрудников компании к его созданию. Это очень важно для того, чтобы все высказали свое мнение о том, что он должен в себе содержать и в каком виде они хотели бы его видеть. Каким образом это реализовать выбирать вам самим, методы сбора информации от коллег зависят от многих факторов: количества сотрудников, принятые в компании стили общения, возможность получить более достоверную информацию, сроки сбора данных и пр. Способы могут быть тоже различными: возможно это будет опросник или коллективное обсуждение на базе внутрикорпоративного сайта, или корпоративной почты. Чем больше сотрудников получит возможность участвовать в процессе обсуждения, тем скорее стоящие задачи и способы их решения станут достоянием коллектива и тем эффективнее будет их решение. Надо иметь в виду, что цели и задачи, спущенные «сверху», вызывают зачастую нежелательную реакцию, воспринимаются как «навязанные» и не встречают энтузиазма.

Что же должен в себе содержать данный документ

Содержание внутрикорпоративного кодекса поведения компании определяется, прежде всего, ее особенностями, структурой, задачами развития, установками руководства и акционеров. Структура этого документа может быть совершенно различной, но его главная цель состоит в объединении всех ресурсов компании ради достижения поставленных целей.

Внутрикорпоративные кодексы в компаниях могут выглядеть по-разному. Например, в «ЛУКойле»: «Каждый наш работник является лицом Компании, своим поведением поддерживая здоровый климат в коллективе, ее репутацию и престиж. Сотрудник обязан следовать принципу: что хорошо для Компании – хорошо для меня, а что хорошо для меня – хорошо для Компании. Сотрудник должен испытывать гордость за Компанию, преданность и верность ее интересам, защищать ее от недобросовестных конкурентов». А, например, в транснациональной компании «Марс» принята политика чистых столов: «После окончания рабочего дня на столе не должно оставаться ничего, кроме компьютера, телефона и каски, которую должны носить все, кто связан с производством». В российской фирме «Комус», продающей оргтехнику и товары для офиса, также введены жесткие требования к организации рабочих мест сотрудников: «Нахождение на рабочем месте сверх установленного рабочего времени рассматривается руководством как неумение работника или его руководителя организовать рабочий процесс».

Важно помнить, что внутрикорпоративный кодекс поведения — это документ, который сообщает:

  • новичку и сотруднику компании — что и как принято делать в компании,
  • топ-менеджменту компании — какие способы достижения поставленных целей являются желательными и допустимыми,
  • клиенту компании – что, и каким образом компания делает для него, чем руководствуется, что ценит, кроме своей прибыли,
  • партнеру компании — насколько компания честна и справедлива по отношению к своим партнерам, заинтересована ли она в долговременных отношениях,
  • обществу — о той пользе, которую компания приносит в этот мир, о той социальной ответственности, которую компания взяла на себя,

Внутрикорпоративный кодекс поведения:

  • расставляет приоритеты;
  • определяет «правила игры» для всех сотрудников компании;
  • устанавливает регламенты рабочего процесса компании;
  • разъясняет, почему надо поступать определенным образом;
  • стимулирует на создание уникальной корпоративной культуры.

Как правило, внутрикорпоративные кодексы содержат в себе следующие части:

  1. Идеологическую, куда входят следующие разделы:
    • Миссия компании
    • Цели компании (стратегические, тактические, оперативные, локальные, частные)
    • Ценности компании
    • Базовые принципы компании.
  2. Нормативную, где должны найти отражение принятые внутри компании положения:
    • Информация о структуре компании
    • Информация об основных принципах управления в компании
    • Информация о том, что компания ожидает от своих сотрудников и чего она не приветствует
    • Нормы поведения в рабочее время на рабочем месте
    • Нормы взаимодействия с коллегами, руководителями и подчиненными
    • Информация о принятых в компании процедурах поощрения и наказания
  3. Взаимоотношения компании с внешней средой
    • Имидж компании
    • Правила соблюдения коммерческой тайны компании
    • Использование служебного положения
    • Работа и личная жизнь сотрудников
    • Информация о принятых в компании стиле поведения, общения, форме одежды

Внутрикорпоративные кодексы поведения вполне способны внести некоторые коррективы в поведение сотрудников – разъяснить непонятное, сообщить что-то новое, исправить некоторые ошибки. И очень важно внимательно присматриваться к новым кандидатам – чтобы для них не были чужды те принципы и стандарты поведения, которые приняты в компании.

Внутрикорпоративный кодекс дает компании комплекс преимуществ, начиная от создания комфортных условий для сотрудников и до создания конкурентных преимуществ для компании в целом. Особо следует отметить, что внутрикорпоративный кодекс, объединяя сотрудников компании на базе внутрикорпоративных ценностей и корпоративной культуры, существенно повышает управляемость системы в целом. Управление аморфной массой людей, каждый из которых ориентируется на свои личные интересы и ценности является весьма трудоемким и неэффективным процессом, напротив, управление командой сотрудников, разделяющих общие ценности, работающих на общую цель предоставляет компании серьезное конкурентное преимущество, которое конкуренты практически не могут скопировать. Недооценка таких возможностей, открывающихся для компании с введением внутрикорпоративного кодекса, является стратегическим просчетом, который в условиях бурно развивающейся конкуренции как национального, так и международного уровня может привести к самым негативным последствиям для компании в будущем.

Основные трудности и проблемы в написании внутрикорпоративного кодекса поведения

Главное, что должно быть присуще человеку, создающему внутрикорпоративный кодекс поведения для компании – энтузиазм, которым надо заразить и сотрудников компании и руководство, а также умение и желание скоординировать действия топ-менеджмента и всего коллектива. Помните закон физики: «действие вызывает противодействие»? Так вот этот закон работает и в обществе.

Глобально трудность одна – это неготовность компании к введению такого серьезного инструмента как корпоративный кодекс. Неудовлетворенность существующим положением дел — одно из ключевых условий внедрения изменений. Желание изменить, сделать лучше, эффективнее – это движущая сила изменений в компании. Готовность можно «создать», «подогреть» или просто подождать, когда компания созреет для разработки и внедрения корпоративного кодекса. Каким путем пойти – выбор компании, в зависимости от ее потребностей. В любом случае необходимы объяснения, информирование и вовлечение персонала в работу над корпоративным кодексом. Также залогом успеха является участие в данном процессе руководителя. Важно уметь донести до руководителя ценность данного документа для компании, него самого и сотрудников, чтобы он нашел силы и время на участие в разработке.

Остальное правильнее было бы назвать рабочими моментами:

  • придется «перелопатить» много внутренних документов, а что-то разработать или обсуждать с нуля;
  • обязательно включить предложения сотрудников, чтобы они видели, что это их детище;
  • отобрать из моря информации самое важное для всех сторон, структурировать и облечь в приемлемую для конкретной компании форму;
  • постоянно подогревать интерес сотрудников и руководства к работе над корпоративным кодексом;
  • согласовывать, как промежуточные варианты, так и конечный вариант корпоративного кодекса.

Конечно же, внутрикорпоративный кодекс поведения было бы хорошо иметь всем компаниям. Если к его созданию подходить неформально, а как к рождению желанного «плода» совместного творчества – в спорах, собраниях, дискуссиях – то это будет достойное творение Вашей компании.

Кодекс должен защищать интересы компании и сотрудников, которые отдают все свои силы, время и профессионализм своей компании; защитить добросовестных и лояльных к компании сотрудников от нечестных и откровенных карьеристов и прочих недобросовестных работников, которые попали в ряды сотрудников компании.

В кодексе должны быть отражены реальные, а не декларативные стандарты, не надо списывать дословно с чужого кодекса. Сделайте корпоративный кодекс вашей компании — остроумным, афористичным, местами – забавным: такие кодексы запоминаются, а главное – соблюдаются лучше, чем абсолютно серьезные. Сделайте его как можно короче и напишите «понятным человеческим языком», разработайте для него дизайн и отпечатайте в типографии.

Ваша компания задумалась о создании внутрикорпоративного кодекса поведения? Это значит, что Вы движетесь вперед, развиваетесь и уже вышли на новый уровень своего жизненного цикла. Компании, которые нуждаются в разработке подобного документа, открыты для общества, сотрудников и клиентов, а значит, у них есть будущее.

К «заинтересованным лицам» относятся сотрудники, контрагенты и потребители продукции/услуг компании.

Авторы: Кравцова Е.Е., Тарелкина Т.В., консультант компании «АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги»
Опубликовано в журнале «Секретарь-референт» №11 (47), ноябрь 2006