Переезд в новый офис

Стало тепло и вы наконец-то решились на переезд? Что ж, переезд – это конечно очень приятно и здорово, но настолько хлопотно, что возникает желание оттянуть этот момент подольше. По статистике на теплое время года приходится больше всего переездов, весной и летом переезжать проще, однако даже тепло не поможет, если эту процедуру как следует не подготовить. В данной статье речь пойдет о том, как организовать и провести переезд быстро и без потерь. Задача это серьезная, требует усилий многих людей и, по сути, является проектом. Поэтому подойдем к вопросу как к управленческой задаче, и рассмотрим, как реализовать проект под названием «Переезд».

Реализация любого проекта состоит из последовательного решения следующих задач:

Соответственно первое, с чего должна начаться организация переезда – это постановка целей с учетом тех ограничений, которые есть у компании. Постановкой цели занимается руководитель организации или подразделения, которое переезжает.

Пример.

Небольшая компания по продаже канцелярского оборудования «переросла» свое прежнее помещение и ей необходимо помещение большей площади. В итоге было найдено неплохое помещение, и необходимо туда переехать. С будущими арендодателями осуществлена договоренность о примерном сроке переезда. Помещение свободное, отремонтированное и туда можно сразу въезжать. Компания может себе позволить не работать полный составом целый день и посвятить его переезду. Как видим, особых ограничений у данной компании нет, и цель будет состоять в том, чтобы обеспечить переезд в назначенный срок.
Совсем другая ситуация у компании, которая не может остановить свою деятельность даже на полдня, потому что в таком случае могут пострадать интересы клиентов. Поэтому цели переезда будут не просто переехать в назначенный день, но и осуществить это таким образом, чтобы не прервался производственный процесс. Это куда более сложная задача и осуществить ее можно за счет переезда в два этапа. Сначала переезжает часть сотрудников и полностью готовит рабочее помещение, в то время как оставшиеся сотрудники в старом офисе продолжают обычный производственный процесс. Когда на новом месте все готово, сотрудники из старого офиса выходят на работу уже туда и продолжают работать в обычном режиме, в то время как часть персонала занимается перевозкой оставшегося оборудования и мебели из старого офиса.
Необходимо отметить, что у каждой компании свои исходные условия переезда и ни в коем случае нельзя пропускать этап постановки цели, потому что если не продумать с самого начала требования к критериям успешности реализации переезда, накладки просто неизбежны.

Следующий этап проекта «Переезд» — назначение руководителя проекта. Решение этого вопроса в большей мере зависит от размера компании. Если компания маленькая, то с такой задачей очень хорошо справится секретарь, если средняя – то лучше назначить на роль руководителя проекта офис-менеджера. Ну а если компания крупная, то – руководителя административно-хозяйственного отдела. В нашей статье речь пойдет об организации переезда собственными силами, что возможно в небольших компаниях. Если компания крупная и переезжает, например, целое здание, то гораздо выгоднее пригласить к сотрудничеству специализированную компанию по организации переезда, которая сама решит все организационные вопросы.

Назначение руководителя проекта необходимо закрепить документально – выпустить соответствующий приказ, в котором обозначить цели переезда, назначить руководителя проекта, поручить ему разработать план и смету переезда. Это придаст проекту соответствующую значимость и снимет в будущем многие вопросы.

Третий этап организации переезда – «Определение этапов выполнения проекта, задание реперных (контрольных) точек».

Наиболее распространены следующие этапы при организации переезда:

Контрольные точки назначаются для того, чтобы точно определить, выполнен ли определенный этап и насколько успешно. По сути, контрольные точки, это критерии успешности выполнения каждого этапа.

Например, для этапа «организационно-подготовительные работы» контрольной точной будет наличие точного плана, кто и что делает, знание исполнителями своих задач, наличие необходимого упаковочного материала, перечень всех предметов, которые перевозятся, заказанная для переезда машина и рабочие.

Для каждого этапа необходимо выделить такие реперные точки, которые особо важны. Например, если на новом месте нет связи, то работать будет невозможно, поэтому одной из важных реперных точек в этапе «Подготовка нового помещения», будет наличие работающей телефонной связи.

Следующий этап организации переезда «Определение сроков реализации каждого этапа, составление сетевого графика работ».

В случае переезда отправной точкой для составления графика реализации проекта является дата переезда. Как правило, она назначается заранее, и от нее рассчитываются все остальные сроки. Следует иметь ввиду, что на подготовительные работы в зависимости от размера фирмы уходит от 2 недель до 1,5 – 2 месяцев. За три дня подготовить переезд просто невозможно. Поэтому, договариваясь с будущим арендодателем о сроках въезда в помещение, нужно сразу оговорить необходимые вам для подготовки сроки. Для компании среднего размера (30 – 50 человек) лучше закладывать на подготовительные работы не менее 1 месяца. Существенно повлияет на сроки переезда и состояние нового помещения, если оно, например, требует ремонта или специального оснащения, то все сроки будут упираться в готовность нового помещения.

День переезда может быть один и если есть такая возможность, то, конечно же, лучше переехать за один день. Но может быть, что ситуация такова, что переехать за один день не представляется возможным. Тогда назначаются два или три дня переезда. Затягивать переезд более чем на три дня нецелесообразно, это существенно повысит ваши издержки, лучше спланировать все заранее и уложиться в минимально-возможные сроки. Затянутый переезд (когда компания имеет возможность переезжать постепенно), выливается в такое количество непродуктивно расходуемого времени, что вместо того, чтобы работать, все постоянно заняты перемещениями. Работа во время переездов просто парализуется, поэтому лучше потратить больше времени на подготовку (ведь ею занимаются не все сотрудники), но зато переехать быстро и сразу.

Пятый этап проекта «Составление детального плана реализации проекта с перечнем мероприятий, с ответственными и сроками». На этом этапе составляется детальный план реализации каждого этапа.

Приведем примерный план переезда небольшой компании, которая проводит переезд своими силами, и выделила один день (в который она не работает с клиентами) для переезда.

Примечания

* В таблице описан централизованный подход к организации сборов. Возможен и другой подход (децентрализованный) к упаковке документации и принадлежностей. Когда каждому сотруднику выдается коробки с его фамилией, и он сам постепенно укладывает все свои рабочие вещи и сам составляет опись содержимого коробки. Точно также на новом месте он сам разбирает свои вещи, которые доставляются на его новое рабочее место.

** Удобнее заказать сразу несколько машин, нежели ездить туда-сюда на одной машине.

*** Непосредственно в процессе переезда могут принимать участие не все сотрудники. Определяется заранее, сколько человек нужны собственно для переезда. Важно распределить сотрудников так, чтобы часть находилась в старом офисе, часть – в новом, а также в каждой машине должен быть сопровождающий от компании, который знает дорогу. Необходимо, чтобы у каждого процесса был куратор: по выносу вещей – что и в какой последовательности выносить, по погрузке вещей в машину – что и как размещать в машине, при выгрузке, при расстановке вещей в новом помещении. Это позволит избежать непродуктивной работы и сразу все делать так, чтобы потом не переделывать.

Заключительный этап управления проектом «Переезд» — это составление сметы переезда. На самом деле, уже при составлении плана становиться понятным, какие его пункты потребуют дополнительных расходов, и это можно сразу указать в примечании, чтобы облегчить себе работу. Составление сметы необходимо, чтобы заранее иметь представление о затратности проекта и понимать, какие расходы придется понести. А также для того, чтобы попытаться уже на этапе планирования сократить издержки. Это часто удается сделать, потому что если заказывать все заранее, но есть возможность выбирать более дешевые варианты. Если же делать что-то авральным порядком, то возможности выбора ограничены и приходится соглашаться на условия тех, кто готов сделать все срочно.

Мы рассмотрели как организовать процесс переезда и видим, что самое основное в этом процессе – это тщательное планирование. Если все хорошо продумано, составлены планы и графики, все сотрудники извещены о своих задачах и функциях, руководитель осуществляет текущий контроль в соответствии с выделенными реперными точками, то переезд из стихийного бедствия, как обычно к нему относятся, превращается в обычный проект, успех которого зависит от качества планирования и грамотного руководства.

Автор: Скриптунова Е.А., генеральный директор компании «АКСИМА: Консультирование, Исследования, Тренинги»
Опубликовано в журнале «Секретарь референт» №7, июль 2005